El manual vivo de tu empresa
Caso · 5 min de lecturaAsí usamos Vector en Afer
Nos dimos de alta como un cliente más de nuestro propio producto. Qué montamos, de dónde salió, qué incoherencias aparecieron al escribirlo y qué aprendió Vector por el camino.
Afer hace software de gestión para empresas españolas, y es la empresa que está detrás de Vector. El 21 de septiembre de 2026 nos dimos de alta como un cliente más dentro de Vector, con un proyecto llamado «Manual de Afer». Esto es lo que montamos, de dónde salió el contenido, lo que apareció al escribirlo y lo que el producto aprendió de que lo usaran sus propios fabricantes.
Para qué lo queríamos
El objetivo era concreto: un manual interno para el equipo comercial y el de soporte. Un sitio donde consultar cómo es el producto, cómo se vende y cómo se atiende a quien lo usa, con lo que hasta entonces estaba repartido entre varias herramientas.
No buscábamos documentarlo todo. Empezamos por lo que esos dos equipos necesitan cada día, que es lo que recomendamos a cualquier empresa en la guía sobre cómo documentar procesos.
De dónde salió el contenido
No partimos de cero, y casi ninguna empresa lo hace. Teníamos tres fuentes:
- Nuestro Notion, con las páginas de la fuerza de ventas y de la hoja de ruta.
- La web aferapp.com, con lo que contamos del producto hacia fuera.
- El conocimiento ya escrito para el asistente comercial con IA de Afer, pensado para responder dudas de venta.
El trabajo fue juntar esas tres fuentes, ordenarlas y decidir qué versión mandaba cuando no decían lo mismo. Esa última parte resultó ser la más útil, como se verá más abajo.
Cómo quedó organizado
Publicamos 29 páginas, repartidas en cuatro áreas: Producto, Comercial, Soporte y Desarrollo. Cada página lleva el prefijo de su área en el título, y cada área tiene su página índice para entrar por ella.
Además creamos los puestos y asignamos a cada persona el suyo:
| Puesto | Depende de |
|---|---|
| Dirección | Es la cabeza de la estructura |
| Desarrollo | Dirección |
| Soporte | Dirección |
| Ventas (comercial) | Dirección |
Es una estructura pequeña a propósito. Lo importante es que el conocimiento cuelga de los puestos y no de los nombres: si mañana cambia quien lleva soporte, lo que sabe el puesto de Soporte sigue en su sitio. Si quieres ver cómo se reparte un manual por áreas, lo contamos en procesos por departamento.
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Lo que salió al escribirlo: 19 incoherencias en nuestra propia web
Al poner lado a lado lo que decían Notion, la web y el asistente comercial, aparecieron contradicciones. Una de las páginas del área de Desarrollo recoge 19 incoherencias encontradas en nuestra propia web que había que corregir.
No lo contamos para quedar bien. Lo contamos porque es el mejor ejemplo de algo que decimos a menudo: escribir las cosas saca a la luz lo que no cuadra. Mientras cada fuente vivía por su lado, nadie veía que decían cosas distintas. En cuanto se juntaron en un solo manual, las diferencias quedaron a la vista y se convirtieron en una lista de trabajo con su sitio.
La regla que adoptamos
Un manual interno envejece rápido si nadie se ocupa de él. Por eso acordamos una regla sencilla: cuando cambia el producto o cambian los precios, se actualizan también esas páginas. No después, ni cuando alguien tenga un rato: en el mismo cambio.
Es la idea de fondo de mantener el conocimiento actualizado: lo escrito solo sirve mientras sigue siendo cierto.
Lo que aprendió el producto
Usar Vector para nuestra propia empresa nos enseñó cosas que no habían salido en ninguna reunión de diseño. Dos, sobre todo:
- Las páginas necesitan jerarquía. Quisimos una página por cada objeción de venta, colgando de una página madre llamada «Objeciones». Una lista plana de páginas no bastaba: hacían falta páginas y subpáginas.
- Hay personas que ocupan más de un puesto. En una empresa pequeña es lo normal: alguien que hace parte de ventas y parte de soporte. El modelo tenía que admitir puestos mixtos sin forzar a elegir uno.
Son el tipo de necesidades que solo aparecen al usar el producto de verdad, con contenido real y con la gente real de una empresa. Por eso nos lo aplicamos a nosotros primero.
Si quieres hacer algo parecido en tu empresa
- Elige para quién es el manual. Nosotros empezamos por comercial y soporte, no por toda la empresa.
- Junta lo que ya tienes escrito. Documentos internos, la web, respuestas que ya das a clientes.
- Ordénalo por áreas y cuélgalo de puestos. Con una página índice por área para entrar.
- Apunta las contradicciones en lugar de esconderlas, y corrígelas.
- Pon una regla de mantenimiento ligada a los cambios que ya hacéis, como la nuestra de producto y precios.
Si prefieres ver antes cómo queda un manual terminado, tienes un ejemplo de manual de procesos y una plantilla para empezar el tuyo.