Software de gestión de procesos que se documenta hablando
Vector es un programa para gestionar procesos pensado para pymes: grabas cómo se hace algo, la IA lo convierte en pasos por puesto y cada persona ve lo que le toca. Desde 600 € al año.
- Documenta procesos grabando una conversación
- Pasos asignados a puestos, no a personas
- Manual vivo con versiones y avisos
Procesos
El manual de la empresa · 38 procesos
| Proceso | Área | Dueño | Estado |
|---|---|---|---|
| Presupuestar a medida6 pasos · crítico | Comercial | Oficina técnica | vigente |
| Pedido a proveedor5 pasos | Compras | Compras | vigente |
| Montaje en casa del cliente8 pasos · crítico | Taller | Jefe de taller | revisar |
| Cierre de caja semanal4 pasos | Administración | Administración | vigente |
| Devolución de material6 pasos | Compras | sin dueño | obsoleto |
Buscar un software de gestión de procesos suele empezar con una frustración concreta: los procedimientos están repartidos en documentos de texto, hojas de cálculo y carpetas compartidas, nadie sabe cuál es la versión buena y cada vez que alguien nuevo entra hay que explicárselo todo otra vez. El problema no es la falta de información. Es que no está en un sitio donde se pueda mantener.
Vector es una plataforma de gestión de procesos con IA pensada para pymes de 5 a 150 personas. Su punto de partida es distinto al de un editor de documentos: en lugar de pedirte que escribas, te pide que expliques. Grabas una conversación contando cómo se hace algo y la IA la convierte en un proceso paso a paso, con cada paso asignado a un puesto.
A partir de ahí, el programa se encarga de lo que un documento suelto no puede hacer: guardar versiones, avisar a quien le afecta un cambio, enseñar a cada persona solo lo suyo, responder dudas citando la fuente y medir si la implantación avanza. En esta página tienes las funciones concretas y una comparación honesta con seguir como hasta ahora.
La IA responde con tus procesos
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Qué hace el software de gestión de procesos de Vector
Documentación desde grabaciones. Grabas una entrevista, una reunión o a una persona sola explicando su trabajo. La transcripción identifica a cada participante por su nombre y la IA ordena lo dicho en un proceso paso a paso.
Procesos por puesto. Cada paso lo ejecuta un puesto y cada proceso tiene un puesto dueño que lo mantiene. Los cambios de personal no invalidan el procedimiento.
Manual vivo con versiones. Procesos y páginas de documentación guardan su historial: fecha y autor de cada cambio, con aviso solo a los puestos afectados.
Accesos a herramientas por puesto. Defines qué herramientas usa cada puesto y con qué nivel (sin acceso, limitado o total), y el sistema señala lo que le falta o le sobra a cada persona.
Reuniones con compromisos. Los acuerdos salen con responsable y fecha, y aparecen en la vista de cada persona.
Incorporaciones medidas. Un plan por puesto en el que la persona nueva avanza por niveles: leído, visto, acompañado y solo. Su responsable valida los pasos obligatorios y sabes en cuántos días alguien trabaja de forma autónoma.
IA con vuestros procesos. Responde citando la página o el proceso de origen, respeta los permisos de cada página y, si no encuentra la respuesta, lo dice.
Vector frente a documentos, hojas de cálculo y carpetas compartidas
Muchas pymes gestionan sus procesos con un procesador de textos, alguna hoja de cálculo y una carpeta compartida. Todo el mundo sabe usarlo y para empezar sirve. Conviene ser honestos: si sois cinco personas y los procesos cambian poco, puede bastar durante bastante tiempo.
Los límites aparecen al crecer. Un documento no sabe quién lo tiene que leer, así que o se lo mandas a todos o a nadie. No avisa cuando cambia, y las copias descargadas siguen circulando con la versión vieja. Una hoja de cálculo puede listar responsables, pero no conecta ese nombre con lo que la persona tiene que hacer mañana. Y la carpeta compartida acaba siendo un archivo donde es más rápido preguntar que buscar.
Un programa para gestionar procesos como Vector cambia la unidad de trabajo: ya no es el archivo, es el proceso, con su dueño, sus pasos por puesto, su historial y sus lectores. Lo que ganas no es un sitio más bonito donde guardar documentos, sino que el procedimiento se mantenga cierto y llegue a quien lo necesita. Lo que pierdes es la libertad total del documento en blanco: aquí cada cosa tiene su estructura.
- Documento suelto: nadie sabe si es la versión buena
- Vector: historial con fecha y autor de cada cambio
- Carpeta compartida: se pregunta antes que buscar
- Vector: cada persona ve lo suyo y la IA cita la fuente
Qué ve cada persona en el programa
Un software de procesos solo funciona si lo usa la plantilla, no solo quien lo compró. Por eso Vector enseña cosas distintas a cada perfil.
Cada persona del equipo entra con un enlace que recibe en su correo, sin contraseña que recordar, y ve «Lo tuyo»: sus tareas, los acuerdos de reuniones que le tocan con su fecha y cómo se hace cada cosa de su puesto. No tiene que navegar por un manual entero para encontrar lo que necesita hoy.
El responsable de un equipo ve además las incorporaciones de su gente y valida los pasos obligatorios de cada plan. Cuando cambia un proceso que mantiene, sabe que el aviso llegará solo a los puestos afectados.
La dirección tiene una vista con el avance de la implantación, los objetivos con su línea base, situación actual y meta, y el estado de las incorporaciones. Se puede exportar a PDF. También puede lanzar rondas de preguntas anónimas a la plantilla, por ejemplo para saber qué porcentaje del equipo usa la IA a diario.
Los permisos se definen página a página: cada una tiene quién la lee, y la IA respeta esos permisos al responder.
Cuánto cuesta el software de gestión de procesos
Vector se paga por año y el precio depende del tamaño de tu equipo. Va desde 600 € al año para equipos pequeños y sube por tramos según el número de personas; las empresas de más de 100 personas tienen un plan a medida. Tienes el detalle en la página de precios.
Antes de decidir, piensa en qué te cuesta hoy no tener los procesos ordenados. Pongamos, como ejemplo, una distribuidora de 30 personas: cada incorporación ocupa semanas de alguien con experiencia explicando lo mismo, cada baja larga obliga a improvisar y cada cambio de procedimiento se comunica de palabra y se olvida. Ninguna de esas horas aparece en una factura, pero se pagan.
La plataforma se puede usar por tu cuenta. Si además quieres que alguien documente la empresa contigo y lleve la implantación, existe un servicio de consultoría de procesos aparte y opcional. No es necesario para usar el programa.
Lo más práctico es verlo funcionar con un caso parecido al tuyo. En una demo te enseñamos cómo un proceso grabado se convierte en pasos, se reparte por puestos y llega a cada persona.
- Pago anual según el tamaño del equipo
- Desde 600 € al año
- Plan a medida para más de 100 personas
Paso a paso
- 01
Graba
Una persona explica cómo hace una tarea, sola o en una entrevista. La transcripción identifica a cada participante.
- 02
Revisa el borrador
La IA propone el proceso paso a paso, cada paso con su puesto. Lo corriges y asignas un puesto dueño.
- 03
Da permisos
Decides quién lee cada página. Cada persona verá lo que le toca en «Lo tuyo».
- 04
Mantén y mide
Cada cambio guarda versión y avisa a los afectados. La vista de dirección muestra cómo avanza la implantación.
Desde 600 € al año
Un único pago anual según el tamaño de tu equipo. Todas las funciones en todos los planes.
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué es un software de gestión de procesos?
Es un programa donde se guardan los procesos de la empresa con su estructura: pasos, responsables, versiones y quién debe leerlos. A diferencia de un documento suelto, sabe a quién avisar cuando algo cambia y qué enseñar a cada persona. En Vector, además, la IA ayuda a documentar desde grabaciones y responde dudas usando vuestros propios procesos.
¿Cuánto cuesta Vector?
El precio es anual y depende del número de personas de tu equipo. Va desde 600 € al año y sube por tramos según el tamaño; a partir de 100 personas se prepara un plan a medida. Tienes el desglose completo en la página de precios de esta web.
¿Tengo que escribir los procesos a mano?
No es necesario. Puedes grabar una conversación en la que alguien explica cómo hace una tarea, ya sea una entrevista, una reunión o esa persona hablando sola, y la IA la convierte en un proceso paso a paso. Tú revisas el resultado, corriges lo que haga falta y asignas cada paso a un puesto. También puedes escribir o editar directamente.
¿La IA puede inventarse respuestas?
La IA de Vector responde a partir de vuestros procesos y páginas, y cita de dónde saca cada respuesta para que puedas comprobarla. Solo busca en lo que la persona que pregunta tiene permiso para ver. Si no encuentra la información, lo dice en lugar de rellenar el hueco. Aun así, conviene que el dueño de cada proceso lo mantenga al día.
¿Los empleados necesitan otra contraseña?
No. Cada persona entra con un enlace que le llega a su correo, sin contraseña. Al entrar ve «Lo tuyo»: sus tareas, los acuerdos de reuniones que le corresponden y cómo se hace cada cosa de su puesto. Así el acceso no se convierte en una barrera para la gente que menos tiempo pasa delante de un ordenador.
¿Qué hago con los documentos que ya tengo?
Úsalos como punto de partida. Lo habitual es tomar lo que ya está escrito, repasarlo con quien hace el trabajo y pasarlo a procesos con pasos por puesto. Lo que no esté escrito se documenta grabando. Poco a poco, la carpeta compartida deja de ser la referencia y el manual vivo pasa a ocupar su lugar.
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Ve Vector funcionando antes de decidir
En una demo te enseñamos cómo un proceso grabado se convierte en pasos por puesto, cómo llega a cada persona y qué ve la dirección.