El manual vivo de tu empresa
Matriz RACIQuién hace, quién decide y quién solo tiene que enterarse
La matriz RACI ordena las responsabilidades de un proceso en una tabla. Funciona hasta que cambia algo y nadie toca la hoja. En Vector cada paso dice qué puesto lo hace y quién decide, y la IA responde «¿quién aprueba esto?» con el proceso delante.
Presupuestar a medida
Dueño: Oficina técnica · Revisado hace 3 días
- Recoger la petición y los datos del clienteComercialCRM
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnicaDiseño
- Pedir precio de lacado al proveedorComprassi lleva lacado
- Revisar márgenesDirecciónobligatorio > 3.000 €
- Enviar el presupuesto con firmaComercial
¿Qué es una matriz RACI?
Una matriz RACI es una tabla que cruza las tareas de un proceso con los puestos que intervienen y asigna a cada cruce un papel: R, responsable de hacerlo; A, quien aprueba y responde del resultado; C, a quien se consulta antes; I, a quien se informa después. Cada tarea necesita un solo A y al menos un R. Sirve para acabar con el «pensaba que lo hacías tú».
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
Una matriz RACI, o matriz de responsabilidades, es una tabla sencilla. En las filas van las tareas y decisiones de un proceso. En las columnas, los puestos que intervienen. En cada cruce, una letra: quién lo hace, quién lo aprueba, a quién se consulta y a quién se informa. Sirve para que cada uno sepa lo que tiene que hacer y para que ninguna tarea se quede en tierra de nadie.
Es especialmente útil en una pyme que crece. Con ocho personas, todo el mundo sabe quién decide. Con treinta, empiezan los «pensaba que lo aprobabas tú» y los pedidos que esperan una firma que nadie sabe que tiene que dar. Hacer la RACI de los procesos que más dudas generan suele poner dos problemas encima de la mesa: decisiones sin dueño y un gerente que aparece como aprobador de casi todo.
El riesgo es que la tabla se haga una vez y se quede en una hoja de cálculo. Con Vector, la RACI vive dentro del proceso: cada paso dice qué puesto lo ejecuta y quién decide, los cambios se aprueban y se avisan a los puestos afectados, y la IA responde «¿quién aprueba un pedido de 4.200 €?» citando el proceso y su versión.
R, A, C e I, explicadas sin jerga
Las letras vienen del inglés, pero se entienden bien en castellano:
- R, responsable. Quien hace el trabajo. Puede haber más de uno en una misma tarea.
- A, aprobador. Quien responde del resultado y tiene la última palabra. Solo uno por tarea.
- C, consultado. A quien hay que preguntar antes, porque sabe algo que hace falta. La conversación va en los dos sentidos.
- I, informado. Quien tiene que enterarse después, porque le afecta. No opina: se entera.
La diferencia que más cuesta es la de R y A. El R hace; el A responde. En tareas sencillas pueden coincidir en un solo puesto, y no pasa nada. Lo que falla es que nadie sea A, o que lo sean dos. Si ya trabajas con procesos escritos, la RACI es una forma rápida de revisar tu gestión de procesos desde el lado de las responsabilidades.
- R hace el trabajo; puede haber varios
- A aprueba y responde; solo uno por tarea
- C opina antes; I se entera después
Pongamos una carpintería: presupuesto, pedido y montaje
Pongamos una carpintería de 15 personas con cinco puestos implicados: gerencia, oficina técnica, compras, jefe de taller y montadores. Así podría quedar la RACI de cuatro momentos de un encargo de cocina:
- Preparar el presupuesto. R: oficina técnica. A: gerencia. C: jefe de taller, que confirma plazos y material. I: compras.
- Pedido a proveedor de más de 3.000 €. R: compras. A: gerencia. C: oficina técnica, que confirma medidas y referencias. I: jefe de taller.
- Pedido a proveedor de hasta 3.000 €. R y A: compras. I: jefe de taller.
- Montaje en casa del cliente. R: montadores. A: jefe de taller. C: oficina técnica, si algo no cuadra con el plano. I: gerencia, que factura al terminar.
Fíjate en el umbral de los pedidos. Esa cifra es una decisión de empresa, y la RACI la hace visible: por debajo, compras decide sola; por encima, firma gerencia. Cuando ese límite no está escrito en ningún sitio, todo acaba en la mesa del dueño. Si quieres más casos como este, tienes ejemplos de procesos reales de pyme.
- Cada fila, una tarea o decisión concreta
- Cada columna, un puesto, nunca un nombre
- Los umbrales de aprobación, escritos y a la vista
La IA responde con tus procesos
¿Puedo enviar este pedido de 4.200 € al proveedor?
Todavía no. Los pedidos de más de 3.000 € los aprueba Laura (Compras) antes de enviarlos. Pedidos · paso 4
- Adjunta el pedido y la comparativa de precios.
- Mándalo a aprobar desde la ficha del pedido.
Proceso: Pedidos · v6Dueño: Compras
Pregunta cómo se hace algo…↵
Dos A en la misma fila y todo el mundo en la C
Hacer una RACI es fácil. Hacerla útil pide evitar errores que se repiten mucho:
- Dos A en la misma tarea. Si aprueban dos, en realidad no aprueba nadie. Cada uno espera al otro.
- Todo el mundo en C. Consultar a cinco puestos antes de cada pedido convierte el proceso en una reunión. Consulta solo a quien aporta algo que falta.
- Gerencia como A de todo. Es la forma más rápida de que la empresa dependa del dueño. Pon límites y reparte la A.
- Nombres en vez de puestos. Si en la columna pone «Marta», la tabla caduca el día que Marta cambia de puesto.
- Una fila sin R. Una tarea que nadie hace, aunque todos creen que la hace otro.
Y el error de fondo: hacerla una vez y archivarla. La empresa cambia cada mes; la hoja, casi nunca. Para repartir bien la A, te servirá la guía sobre cómo delegar sin perder el control.
- Una sola A por tarea, y al menos una R
- Pocas C: solo quien aporta algo que falta
- Puestos en las columnas, para que la tabla no caduque
La RACI dentro del proceso, no en una hoja aparte
En Vector los procesos se escriben por pasos, y cada paso lo ejecuta un puesto. Quién hace y quién decide forman parte del propio proceso, así que la matriz de responsabilidades no se mantiene por separado: está donde la gente consulta cómo se hace su trabajo. Cuando se cambia un paso, la versión anterior se guarda con fecha y autor, una persona aprueba el cambio y se avisa solo a los puestos afectados.
La ventaja se nota cuando alguien tiene una duda. Si un comprador pregunta «¿quién aprueba un pedido de 4.200 €?», la IA responde con el proceso de compras y cita la versión de la que lo saca. Solo busca en lo que quien pregunta puede ver, y si no lo encuentra, lo dice. Eso separa la gestión de procesos con IA de preguntar a un chat general, y lo contamos con detalle en Vector frente a ChatGPT.
Como cada paso cuelga de un puesto, la descripción de cada puesto recoge en qué procesos participa y qué decide, sin copiarlo a mano. Cambias quién aprueba en el proceso y el puesto lo refleja.
- Cada paso dice qué puesto lo hace y quién decide
- Los cambios se aprueban y avisan a los puestos afectados
- La IA responde «¿quién aprueba?» citando proceso y versión
Paso a paso
- 01
Elige un proceso que genere dudas
Empieza por uno donde haya roces: compras, presupuestos, entregas. Mejor uno bien hecho que diez a medias.
- 02
Lista tareas y decisiones
Con verbos: preparar, aprobar, pedir, revisar, montar. Las decisiones con umbral, como un pedido por encima de cierto importe, van en su propia fila.
- 03
Pon puestos en las columnas
Puestos, nunca nombres. Si una persona ocupa dos puestos, van en dos columnas.
- 04
Asigna las letras y repásala
Una sola A por fila, al menos una R y las C justas. Repásala con quien hace el trabajo: ahí sale la diferencia entre lo que crees y lo que pasa.
- 05
Llévala al proceso
En Vector cada paso queda con su puesto y quién decide, versionado y aprobado. La tabla deja de envejecer por su cuenta.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Qué diferencia hay entre responsable y aprobador en una RACI?
El responsable (R) hace el trabajo; el aprobador (A) responde del resultado y tiene la última palabra. Puede haber varios R en una tarea, pero solo un A. En tareas pequeñas un solo puesto puede ser R y A a la vez, como compras con los pedidos por debajo del umbral.
¿Puede haber dos aprobadores en la misma tarea?
No conviene. Con dos A, cada uno tiende a esperar al otro y la decisión se queda parada. Si de verdad hacen falta dos opiniones, uno es A y el otro es C. O se parte la tarea en dos decisiones, cada una con su A.
¿Qué es una matriz RASCI?
Una variante que añade la S de soporte: quien ayuda al responsable a hacer el trabajo sin ser quien lo lleva. Es útil en tareas con mucha colaboración. Para la mayoría de procesos de una pyme, la RACI clásica basta.
¿Cada cuánto hay que revisar la matriz RACI?
Cada vez que cambia el proceso, un umbral de aprobación o la estructura de puestos. En una hoja de cálculo eso rara vez pasa, porque nadie se acuerda. Si la RACI vive dentro del proceso, se revisa a la vez que el proceso, con su versión y su aprobación.
¿Se puede hacer una RACI de toda la empresa de una vez?
Se puede, pero sale una tabla enorme que nadie consulta. Funciona mejor proceso a proceso, empezando por los que más dudas o retrasos generan. Con tres o cuatro bien hechas ya se ve dónde se atascan las decisiones.
¿La IA de Vector sabe quién aprueba cada cosa?
Sabe lo que está escrito en vuestros procesos. Si el proceso de compras dice qué puesto aprueba los pedidos por encima de un importe, la IA lo responde citando el proceso y la versión. Si no está escrito, lo dice en lugar de inventarlo. Y solo usa lo que quien pregunta tiene permiso para ver.
Sigue leyendo
Que cada decisión tenga un solo dueño.
Trae el proceso que más dudas genera en tu empresa y en la demo ves cómo quedaría en Vector: qué puesto hace cada paso, quién decide y qué responde la IA cuando alguien pregunta.
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