Vector by Afer
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Procesos · Conocimiento · IA

Que todo funcione no debería depender siempre de los mismos.

Vector convierte lo que saben las personas clave en conocimiento que puede usar toda la empresa.

Procesos, responsabilidades, herramientas y decisiones, conectados y consultables con IA.

Descubrir Vector Ver cómo funciona
Hoy: se lo preguntan a una persona
«¿Cómo se factura a los clientes de Mallorca?»
Cobros · paso 2Marta
«¿Quién aprueba un pedido de 4.200 €?»
Pedidos · aprobaciónJoan
«¿Qué le enseño a la persona que entra el lunes?»
Incorporación · TallerLaura
«¿Y si el proveedor ya ha facturado la devolución?»
Devoluciones · excepciónToni
«¿Con qué herramienta se saca el despiece?»
Presupuestos · paso 3Jordi
«¿Esto no lo cambiamos el mes pasado?»
Presupuestos · v5Dirección

6 preguntas que hoy contestan cuatro personas.

El problema de fondo

Las personas clave deberían hacer avanzar la empresa. No sostenerla solas.

Cuando unas pocas personas concentran cómo funciona todo, también concentran las preguntas, las excepciones, la formación y muchas de las decisiones.

Vector convierte ese conocimiento en una forma de trabajar compartida.

Si todo el mundo te pregunta a ti, no estás donde de verdad marcas la diferencia.Y si llegas, es a costa de quedarte hasta las mil.

De las personas a la empresa

Lo que hoy saben unos pocos, mañana puede saberlo toda la empresa.

Hablamos con quienes realmente conocen el trabajo. La IA nos ayuda a convertir esas conversaciones en procesos, reglas, responsabilidades y herramientas. Nuestros consultores lo validan. Y todo queda dentro de Vector.

  1. 01

    Las personas

    Cuentan cómo trabajan, igual que se lo explicarían a un compañero.

  2. 02

    Nuestros consultores

    Hacen las preguntas que sacan las reglas, las excepciones y quién decide.

  3. 03

    La IA

    Convierte esas conversaciones en procesos, pasos, responsables y herramientas.

  4. 04

    Vector

    Lo guarda conectado y lo mantiene al día, con versiones y responsables.

  5. 05

    El equipo

    Lo usa cada día: su puesto, sus procesos y sus respuestas.

Hazte la pregunta

¿Qué pasaría si faltas tres meses?

Una baja, un viaje, un hijo, o simplemente vacaciones de verdad. Lo que pasa en tu empresa mientras no estás dice cuánto de ella vive solo en ti.

Sin VectorCon Vector
Semana 1

El teléfono no para. Te llaman para preguntarte cosas que solo sabes tú.

Le preguntan a Vector. Responde con tu forma de hacerlo y enseña de dónde lo saca.

Semana 3

Un pedido de 5.000 € sale sin que nadie lo revise. Nadie sabía que había que hacerlo.

La regla de aprobación está en el proceso de Pedidos. La persona de turno la ve en sus tareas.

Mes 2

Entra alguien nuevo y lo va aprendiendo como puede, preguntando a quien pilla.

Sigue el plan de su puesto: lee, observa, lo hace acompañado y después solo. Su responsable lo valida.

Mes 3

Vuelves y tardas semanas en entender qué se ha hecho, qué no y por qué.

Vuelves y lo ves en una pantalla: qué se hizo, quién y cuándo, y qué quedó pendiente.

Conocimiento conectado

No creamos un manual que nadie volverá a abrir. Creamos conocimiento que la empresa puede usar.

Vector no guarda únicamente instrucciones. Conecta quién hace qué, cómo se hace, con qué herramientas, bajo qué reglas y qué ha cambiado. Ese conjunto es el contexto con el que responde la IA.

ConocimientoContextoRespuestas

  • Procesos Cómo se hace cada cosa, paso a paso. Puestos · Herramientas · Documentos
  • Puestos Qué corresponde a cada función, independientemente de quién la ocupe. Equipo · Procesos
  • Equipo Quién ocupa cada puesto y qué le corresponde. Puestos · Tareas
  • Objetivos Qué quiere conseguir la organización, con su punto de partida y su meta. Hitos
  • Hitos Cómo se avanza hacia cada objetivo, con responsable y fecha. Objetivos · Equipo
  • Documentación La información necesaria para ejecutar los procesos. Procesos · Permisos
  • Reuniones Acuerdos, responsables y fechas. Equipo · Tareas
  • Auditorías Comprueba que lo definido sigue ocurriendo. Equipo · Objetivos
  • Stack Qué herramientas usa cada proceso y puesto, y con qué acceso. Procesos · Puestos
Conocer la plataforma
Vector · Aprender

Cada persona puede aprender cómo se trabaja aquí.

Quien entra en la empresa no tiene que descubrir cómo funcionan las cosas preguntando durante semanas. Vector le muestra el conocimiento que corresponde a su puesto, y su responsable valida lo importante.

  • Un plan por puesto: qué leer, qué ver y qué hacer acompañado antes de hacerlo solo
  • Sus procesos, sus herramientas y sus accesos desde el primer día
  • Un cambio de función viene con el conocimiento de ese puesto
Lo tuyo · esta semana
MR
Marta
Administración
  • Remesa de cobros
  • Revisar cobros de Mallorca
  • Cierre de caja
JP
Jordi
Oficina técnica
  • Medir obra Son Rapinya
  • Despiece cocina 214
LS
Laura
Comercial
  • Llamar a cliente nuevo
  • Enviar presupuesto 214
  • Seguimiento a 5 días
Pregúntale a Vector

No hace falta preguntarle siempre a la persona que sabe.

Vector no responde cómo debería funcionar una empresa cualquiera. Responde cómo funciona la tuya, con el conocimiento que vuestra organización ha documentado y mantiene al día.

¿Puedo enviar este pedido de 4.200 € al proveedor?

Todavía no. Los pedidos de más de 3.000 € los aprueba dirección antes de enviarlos Pedidos · aprobación

  1. Adjunta el pedido y la comparativa de precios.
  2. Mándalo a aprobar a dirección desde la ficha del pedido.
  3. Cuando esté aprobado, envíalo con el paso 5 del proceso Pedidos · paso 5
Proceso: Pedidos a proveedor · v3Responsable: Compras
Pregunta cómo se hace algo…↵

Ejemplo. La IA solo busca en lo que la persona que pregunta tiene permiso para ver. Si no lo encuentra, lo dice.

Vector · Cambios

Cuando cambia la empresa, no hay que volver a explicárselo a todos.

Dirección cambia el paso una vez. Vector guarda la versión anterior con su autor y su fecha, y avisa solo a los puestos a los que les afecta. La IA pasa a responder con la versión vigente.

  • Cambia una vez: el conocimiento se actualiza para todos
  • Queda quién lo cambió, cuándo y qué decía antes
  • Quien entra nuevo aprende ya la forma nueva
Proceso · Presupuestos · paso 4
Revisar márgenes con dirección
−Enviar el PDF por email desde Outlook
+Enviar desde el programa con firma digital del cliente
Programar seguimiento a los 5 días
v4 → v5Avisados: Comercial (3)Hoy, 10:42
Conocimiento que se queda

Las personas cambian. El conocimiento no debería irse con ellas.

Las personas son insustituibles por su experiencia y su criterio. Pero la información necesaria para que la empresa funcione no debería depender de que estén disponibles cada vez que alguien tiene una pregunta.

Vacaciones y bajas

Quien cubre no empieza de cero.

Los procesos cuelgan del puesto, no de la persona: quien sustituye ve los mismos pasos, las mismas reglas y las mismas herramientas.

Rotación y promociones

Ascender a alguien no deja un agujero.

Cuando alguien cambia de puesto, su conocimiento se queda en el puesto que deja y recibe el del puesto al que llega.

Crecimiento

Crecer sin que todo pase por las mismas personas.

Cada incorporación aprende de su puesto y no de la agenda de quien más sabe. Abrir otra sede deja de ser volver a explicarlo todo.

Procesos e IA

Y cuando la empresa ya sabe cómo funciona, la IA puede ayudar mucho más.

Antes de automatizar procesos con IA conviene saber exactamente cómo funcionan, quién participa y dónde están las excepciones. Vector crea esa base. Después podemos detectar qué merece la pena mejorar o automatizar.

EntenderDocumentarCompartirMejorarAutomatizar

Cómo empezar

Puedes construirlo tú. O podemos hacerlo contigo.

01 · Vector · PlataformaEl producto

Hazlo con tu equipo.

Tu equipo documenta, mantiene y utiliza el conocimiento directamente en Vector: procesos, puestos, responsabilidades, herramientas y decisiones.

Conocer la plataforma
02 · Vector · ConsultoríaServicio opcional

O lo hacemos contigo.

Nuestros consultores entrevistan a las personas clave y dejan la empresa documentada dentro de Vector. Cuando terminamos, el conocimiento se queda.

Conocer la consultoría
Empieza hoy

Que la empresa funcione bien no debería ser una carga para unos pocos.

Empieza a repartir lo que hoy sostienen unas pocas personas.

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