El manual vivo de tu empresa
Descripción de puestosQue cada puesto diga lo que hace aunque cambie quien lo ocupa
La ficha de puesto suele ser un Word que se escribió al contratar y nadie ha vuelto a abrir. En Vector el puesto es el sitio donde cuelgan sus procesos, sus herramientas y su plan de incorporación, así que tu equipo lo mantiene al día porque lo usa.
Tareas del puesto
Dónde se va el tiempo y qué se podría automatizar
| Tarea | Frecuencia | Potencial IA |
|---|---|---|
| Registrar facturas de proveedorProceso: Compras → pago | Diaria | alto |
| Conciliar el bancoProceso: Cierre semanal | Semanal | alto |
| Reclamar cobros vencidosProceso: Cobros | Semanal | medio |
| Atender llamadas de clientesSin proceso | Diaria | bajo |
Tareas con potencial alto: 5,5 h a la semana
¿Qué debe incluir una descripción de puesto de trabajo?
Una buena descripción de puesto incluye la misión en una frase, las responsabilidades principales, los procesos en los que participa y qué paso hace en cada uno, las decisiones que toma y las que tiene que subir, las herramientas y accesos que necesita, a quién reporta y qué tiene que saber para trabajar de forma autónoma. Solo sirve si se actualiza cuando cambia el trabajo.
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
Una descripción de puestos de trabajo explica para qué existe cada puesto, qué hace, qué decide y con qué herramientas. Bien hecha, sirve para contratar, para incorporar a alguien, para repartir responsabilidades y para saber qué se queda cojo si alguien se va. Mal hecha, es una lista de funciones genéricas que termina con «y cualquier otra tarea que se le encomiende».
En muchas pymes la ficha de puesto existe por un motivo externo: una certificación, una subvención o una petición de la gestoría. Se escribe una vez, se guarda y el puesto sigue cambiando sin ella. Cuando alguien asciende o se marcha, lo que de verdad hacía ese puesto está en su memoria y en sus correos, no en la ficha.
Aquí tienes una estructura práctica para escribirla bien, y una forma de que no envejezca. En Vector el puesto no vive en un documento aparte: de él cuelgan los procesos que ejecuta, las herramientas que usa con su nivel de acceso y el plan para que quien llegue sea autónomo. Cuando una persona cambia de puesto, ese conocimiento se queda donde estaba.
Siete apartados para una ficha de puesto que se pueda usar
Una buena descripción de puesto cabe en una página. Lo que importa es que cada apartado responda a una pregunta que alguien se hace de verdad:
- Misión. Para qué existe el puesto, en una frase. Si no cabe en una frase, quizá son dos puestos.
- Responsabilidades. Cinco o seis resultados de los que responde, no una lista de tareas sueltas.
- Procesos en los que participa. Y qué papel tiene en cada uno: prepara, revisa, aprueba o se entera.
- Decisiones. Qué decide solo, con qué límites, y qué tiene que subir. Por ejemplo, hasta qué importe compra sin pedir permiso.
- Herramientas y accesos. Qué programas usa y con qué nivel: sin acceso, limitado o total.
- A quién reporta. Y quién le reporta a él, si alguien lo hace.
- Qué necesita saber para ser autónomo. Los procesos, normas y herramientas que tiene que dominar antes de trabajar solo.
Los procesos, las decisiones y lo que hace falta para ser autónomo casi nunca aparecen en un manual de funciones clásico. Son justo lo que más se echa de menos el día que entra alguien nuevo. Para ver cómo encaja esto con el trabajo de cada área, tienes procesos por departamento.
- Misión en una frase y responsabilidades como resultados
- Procesos y decisiones, con sus límites escritos
- Herramientas, accesos y lo que hay que saber para trabajar solo
El manual de funciones que se escribió una vez
El manual de funciones típico describe el puesto el día que se redactó. Después el puesto cambia: entra una herramienta nueva, se reparte una tarea, alguien asume las compras porque sabía hacerlo. Nadie actualiza la ficha porque no hay ningún momento del trabajo diario en que alguien la abra.
Ese desfase se paga en tres momentos. Al contratar, porque la oferta describe un puesto que ya no existe. Al incorporar, porque la persona nueva aprende de quien tenga al lado y no de un documento fiable. Y al perder a alguien, porque lo que el puesto hacía de verdad se va con esa persona. Es la pérdida de conocimiento cuando se va un empleado, y buena parte es conocimiento tácito que nunca llegó a escribirse.
Pongamos una distribuidora de 25 personas. La ficha de «administrativo de compras» dice que gestiona pedidos. No dice que también revisa las facturas de los transportistas, ni que es quien sabe a qué proveedor llamar cuando falla una entrega. Eso se sabe el día que se va de vacaciones.
- La ficha describe el puesto del día en que se escribió
- Nadie la abre en el trabajo diario, así que nadie la actualiza
- Lo que el puesto hacía de verdad se va con quien lo ocupaba
«Lo tuyo» de cada persona
Lo tuyo esta semana
5 cosas · 1 vence hoy
- Remesa de cobrosProceso
- Revisar cobros de clientes a 60 díasReunión del luneshoy
- Cierre de caja semanalProcesoviernes
- Leer: alta de proveedor nuevoTu planjueves
Cómo se hace
Cierre de caja semanal →
Remesa de cobros →
Tu incorporación
7 de 10 pasos · Tutora: Laura
Un puesto que no se describe aparte: de él cuelga el trabajo
En Vector el equipo es un árbol: departamentos, puestos y quién ocupa cada puesto. Avisa de dos cosas que en una pyme pasan a menudo: un puesto sin nadie y una persona sin puesto. Y cada puesto reúne lo que en un Word estaría desperdigado, o directamente no estaría.
Cada paso de cada proceso lo ejecuta un puesto, así que la lista de procesos en los que participa no hay que escribirla a mano: sale del manual de procesos. Las herramientas del puesto, con su nivel de acceso, están al lado, y Vector señala lo que le falta o le sobra a cada persona frente a lo que le toca. Del puesto sale también su plan de incorporación de empleados, con los niveles leído, visto, acompañado y solo.
Quién decide qué también se ve en los procesos: qué puesto hace cada paso y quién lo aprueba. Si quieres ordenarlo antes con una tabla, la matriz RACI es un buen ejercicio. Y quien ocupa el puesto entra con un enlace a su correo, sin contraseña, y ve lo suyo: sus tareas y cómo se hace cada cosa de su puesto.
- Árbol de departamentos, puestos y personas, con avisos de huecos
- Procesos, herramientas y accesos colgados del puesto
- El plan de incorporación sale del propio puesto
La persona cambia de puesto; lo que sabía el puesto se queda
En una pyme la gente cambia de puesto más de lo que parece: un ascenso, alguien que asume un área nueva, una baja larga, una jubilación. Si el conocimiento está en la persona, cada cambio abre un agujero. Si está en el puesto, quien llega tiene delante los procesos, las herramientas y el plan, y quien se va puede dedicarse a acompañar en vez de dictar de memoria.
Eso es lo que permite delegar de verdad: pasas un puesto con su trabajo descrito, no una lista de favores pendientes. Y es la base de cualquier relevo generacional, o de una empresa que quiere dejar de depender del dueño para cada decisión.
La ficha deja de ser un documento que alguien actualiza por obligación. Se mantiene porque los procesos se mantienen: cuando cambia un paso, la versión anterior se guarda, una persona aprueba el cambio y se avisa a los puestos afectados.
- Un ascenso o una baja no dejan el puesto a ciegas
- Quien sale acompaña a quien entra en vez de dictar de memoria
- El puesto se actualiza cuando se actualizan sus procesos
Paso a paso
- 01
Se dibuja el árbol de puestos
Departamentos y puestos reales, no nombres. Después, quién ocupa cada uno. Salen a la vista los puestos vacíos y las personas sin puesto.
- 02
Se escriben misión y responsabilidades
Una frase de misión y cinco o seis resultados. Es lo único que se redacta desde cero, y cabe en unas líneas.
- 03
Se cuelgan los procesos
Cada paso de cada proceso se asigna a un puesto. Si falta un proceso, se graba a quien lo hace y la IA propone los pasos, que una persona revisa.
- 04
Se asignan herramientas y accesos
Qué usa el puesto y con qué nivel. Vector marca lo que le falta o le sobra a cada persona respecto a su puesto.
- 05
Se monta el plan de incorporación
Del puesto sale lo que hay que saber para ser autónomo, con los pasos obligatorios que valida el responsable.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Qué diferencia hay entre descripción de puesto, ficha de puesto y manual de funciones?
En la práctica se usan casi como sinónimos. La ficha o descripción de puesto suele recoger un puesto concreto; el manual de funciones reúne los de toda la empresa. El nombre importa poco. Lo que importa es que describa lo que el puesto hace hoy y que alguien lo mantenga al día.
¿Cada cuánto hay que actualizar una descripción de puesto?
Cada vez que cambia el trabajo, y eso no suele coincidir con ninguna fecha fija. Por eso las revisiones anuales se quedan cortas. En Vector el puesto se actualiza cuando cambian sus procesos o sus herramientas, porque es lo que cuelga de él, y cada cambio queda con su versión y su aprobación.
¿Qué hago si una persona ocupa varios puestos?
Es lo normal en una pyme. Descríbelos por separado aunque hoy los haga una sola persona. Así, el día que contratas para quitarle carga, sabes exactamente qué parte le pasas, y quien entra tiene su plan listo.
¿Hay que escribir las descripciones desde cero?
No hace falta. Si ya tienes fichas, sirven de punto de partida. Lo que más cuesta, los procesos en los que participa cada puesto, se puede contar hablando: se graba a quien hace el trabajo y la IA lo convierte en pasos que una persona revisa antes de darlos por buenos.
¿Qué ve la persona que ocupa el puesto?
Lo suyo. Entra con un enlace a su correo, sin contraseña, y ve sus tareas, los acuerdos de reuniones que le tocan y cómo se hace cada cosa de su puesto. Si pregunta a la IA, la respuesta cita el proceso del que sale y solo usa lo que tiene permiso para ver.
¿Sirve la descripción de puesto para la ISO 9001?
Ayuda. La norma pide que la empresa determine la competencia necesaria de las personas y conserve evidencias de ella. Una descripción de puesto que dice qué hay que saber, junto con un plan de incorporación con pasos validados por el responsable, es una buena base para cubrirlo. Lo contamos en la página sobre información documentada de la ISO 9001.
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Que el puesto sepa lo que hace aunque mañana cambie quien lo ocupa.
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