¿Qué hago con los documentos que ya tengo?

Úsalos como punto de partida. Lo habitual es tomar lo que ya está escrito, repasarlo con quien hace el trabajo y pasarlo a procesos con pasos por puesto. Lo que no esté escrito se documenta grabando. Poco a poco, la carpeta compartida deja de ser la referencia y el manual vivo pasa a ocupar su lugar.