¿Hay que grabar todas las reuniones?

No. Se graba lo que interesa documentar: una reunión donde se decide cómo se va a hacer algo, o a alguien explicando su trabajo. Las conversaciones que no cambian ningún procedimiento no aportan nada al manual. Puedes empezar por dos o tres reuniones al mes y ver si el mecanismo encaja con vuestra forma de trabajar.