Ejemplos de procesos de una empresa, paso a paso y por puesto

Ver ejemplos de procesos de una empresa escritos de principio a fin ayuda más que cualquier teoría. Aquí tienes ocho, pensados para una pyme de servicios o de producción. Todos siguen el mismo formato: objetivo, disparador, pasos numerados con el puesto que ejecuta cada uno y resultado esperado. Son ejemplos ficticios: los puestos y los plazos son orientativos y tendrás que ajustarlos a tu empresa.

Fíjate en un detalle que se repite: cada paso lo hace un puesto, no una persona con nombre. Es lo que permite que el procedimiento siga sirviendo cuando alguien cambia de puesto o se va.

1. Elaboración y envío de un presupuesto

Objetivo: responder a una petición con un presupuesto correcto y rentable en menos de 48 horas.
Disparador: un cliente o contacto pide precio por correo, teléfono o formulario.

1. Comercial: registra la petición en el CRM con fecha, contacto y qué necesita.
2. Comercial: si faltan datos (medidas, cantidades, plazos), los pide al cliente el mismo día.
3. Jefe de producción: revisa la viabilidad técnica y estima horas y materiales.
4. Comercial: prepara el presupuesto con la tarifa vigente y el margen mínimo acordado.
5. Gerencia: aprueba si el importe o el descuento supera el umbral fijado.
6. Comercial: envía el presupuesto y programa un seguimiento a los cinco días.

Resultado: presupuesto enviado, registrado y con seguimiento en agenda.

2. Alta de un cliente nuevo

Objetivo: que el cliente quede dado de alta con los datos completos antes del primer pedido.
Disparador: el cliente acepta su primer presupuesto.

1. Comercial: pide al cliente razón social, CIF, dirección fiscal, contacto de facturación y forma de pago.
2. Administración: comprueba el CIF y, si el pago es aplazado, consulta el riesgo del cliente.
3. Gerencia: aprueba el límite de crédito cuando supera el importe estándar.
4. Administración: crea la ficha en el programa de gestión y anota requisitos especiales de facturación (número de pedido, correo concreto).
5. Comercial: envía al cliente un correo de bienvenida con su contacto de referencia.

Resultado: ficha completa, condiciones de pago aprobadas y cliente informado.

3. Compra a proveedor

Objetivo: comprar lo necesario al precio pactado y recibirlo a tiempo.
Disparador: una solicitud interna o el stock por debajo del mínimo.

1. Solicitante (cualquier puesto): rellena la solicitud con artículo, cantidad y fecha en que lo necesita.
2. Responsable de compras: comprueba si hay stock o un pedido en curso.
3. Responsable de compras: pide oferta a dos proveedores si la compra supera el umbral o el artículo es nuevo.
4. Responsable de compras: emite el pedido con precio, plazo y dirección de entrega.
5. Encargado de almacén: al recibir, coteja el albarán con el pedido y anota las diferencias.
6. Administración: cuando llega la factura, la cruza con pedido y albarán antes de aprobar el pago.

Resultado: material recibido, diferencias reclamadas y factura lista para pagar.

4. Cobro de facturas

Objetivo: cobrar en plazo y detectar pronto los retrasos.
Disparador: revisión semanal de vencimientos, cada lunes.

1. Administración: saca el listado de facturas vencidas y de las que vencen esa semana.
2. Administración: envía un recordatorio amable a las que vencen en los próximos días.
3. Administración: a los 7 días de retraso, llama al contacto de facturación y anota la respuesta.
4. Comercial: a los 15 días, contacta con su interlocutor habitual en el cliente.
5. Gerencia: a los 30 días, decide si se paran nuevos pedidos o se inicia reclamación formal.
6. Administración: registra cada cobro y concilia con el banco.

Resultado: impagados detectados en días, no en meses, y un responsable claro en cada fase.

5. Incorporación de una persona nueva

Objetivo: que la persona trabaje sola en su puesto lo antes posible y sin perderse.
Disparador: firma del contrato.

1. Administración: tramita el alta en la Seguridad Social y recoge la documentación.
2. Responsable del puesto: prepara el plan de las primeras semanas con los procesos que debe aprender.
3. Sistemas o gerencia: da los accesos a las herramientas que usa ese puesto, ni más ni menos.
4. Responsable del puesto: el primer día presenta al equipo y explica qué se espera de la primera semana.
5. Compañero de referencia: acompaña en las tareas principales hasta que la persona las hace sola.
6. Responsable del puesto: valida cada proceso obligatorio y hace una revisión al final del primer mes.

Resultado: persona autónoma en su puesto y con un camino claro. En Vector este proceso se apoya en un plan por puesto en el que la persona avanza por niveles (leído, visto, acompañado, solo) y su responsable valida los pasos obligatorios.

6. Reclamación de un cliente

Objetivo: resolver la queja rápido y que no se repita.
Disparador: un cliente comunica un problema por cualquier canal.

1. Quien la recibe: la registra con fecha, cliente, pedido y descripción, aunque no sea su área.
2. Atención al cliente: contacta con el cliente en menos de 24 horas para confirmar que se está tratando.
3. Jefe de producción: analiza la causa y propone solución (reparar, reponer, abonar).
4. Gerencia: aprueba abonos o reposiciones por encima del umbral.
5. Atención al cliente: comunica la solución y la fecha, y confirma con el cliente cuando está hecha.
6. Jefe de producción: si la causa es interna, propone el cambio en el proceso afectado.

Resultado: cliente atendido, causa identificada y, cuando toca, un proceso corregido.

7. Cierre mensual para la asesoría

Objetivo: entregar a la asesoría la documentación completa en plazo.
Disparador: día 3 de cada mes.

1. Administración: comprueba que todas las facturas emitidas del mes están numeradas y sin huecos.
2. Administración: reúne las facturas de proveedor y reclama las que faltan.
3. Administración: concilia los movimientos bancarios del mes.
4. Gerencia: revisa gastos no habituales y confirma su clasificación.
5. Administración: envía el paquete a la asesoría y archiva la confirmación de recepción.

Resultado: contabilidad al día e impuestos preparados sin prisas de última hora.

8. Preparación y expedición de un pedido

Objetivo: que el cliente reciba lo que pidió, completo y en la fecha comprometida.
Disparador: un pedido confirmado entra en el programa de gestión.

1. Administración de ventas: confirma que el cliente no tiene bloqueo por impago y que los datos de envío están completos.
2. Encargado de almacén: imprime la hoja de preparación y reserva el stock.
3. Mozo de almacén: prepara el pedido, marca cada línea y avisa si falta algo.
4. Encargado de almacén: revisa bultos y cantidades antes de cerrar, sobre todo en pedidos con más de diez líneas.
5. Administración de ventas: si hay faltas, avisa al cliente con fecha para el resto antes de que salga el envío.
6. Encargado de almacén: genera el albarán, entrega al transportista y registra el número de seguimiento.

Resultado: pedido enviado, cliente informado de cualquier falta y albarán listo para facturar.

Qué tienen en común los ocho ejemplos

• Un disparador concreto. Nadie tiene que acordarse de empezar: el proceso arranca cuando pasa algo o en una fecha fija.
• Umbrales en lugar de «depende». Donde hace falta decidir, se fija un importe o un plazo a partir del cual decide otro puesto.
• Traspasos visibles. Cada vez que el trabajo pasa de un puesto a otro, queda claro. Es donde más cosas se pierden.
• Un resultado comprobable. Se sabe cuándo el proceso ha terminado bien.

Cómo usar estos ejemplos

No los copies tal cual. Úsalos como guion para una conversación con quien hace hoy esa tarea en tu empresa: léele el ejemplo y pregúntale qué hace distinto. Las diferencias son justo lo que hay que documentar. Si necesitas decidir cuáles escribir primero, la lista de procesos por departamento te da un criterio, y si vas a juntarlos en un documento, mira la plantilla de manual de procesos.