El manual vivo de tu empresa
Documentar procesos · VeraDocumenta los procesos de tu empresa en Vera en una charla
En una pyme de Vera, documentar procesos suele quedarse para cuando haya tiempo, y ese momento no llega. Con Vector basta con que alguien explique cómo lo hace, como se lo contaría a un compañero nuevo. La IA lo transcribe, lo ordena en pasos y asigna cada uno a su puesto, listo para revisar.
- Documentas hablando, no redactando
- Transcripción con quién dice cada cosa, cuando la grabación lo permite
- Cada paso asignado a un puesto
18:42 min · 2 participantes
Jordi02:14Primero voy a la obra y tomo todas las medidas, con fotos de las esquinas.
Consultor02:31¿Y después, quién saca el despiece?
Jordi02:36Yo mismo, en el programa de diseño. Si lleva lacado, se lo pido a Compras antes de pasar precio.
Borrador del proceso · generado por IA
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnica
- Pedir precio de lacadoCompras
- Revisar márgenes si > 3.000 €Dirección
Una página de la Wiki con flujos, reglas y excepciones
Descuentos y excepciones
Lo mantiene: Dirección comercial · Actualizada hace 2 días
El descuento se calcula siempre sobre el PVP de catálogo, nunca sobre un precio ya rebajado en una oferta anterior.
Flujo · cómo se aprueba
Excepciones
- Cliente con acuerdo anual: su descuento ya está en la ficha, no se negocia otra vez
- Obra completa: se cotiza el conjunto, no línea a línea
- Material de exposición: lo decide tienda hasta el 25 %
Lo que no se documenta hoy se pierde el día que esa persona no está.
Si todo sigue igual
- Documentar se queda para mañana, porque nadie tiene dos horas libres para escribir.
- El único que sabe hacerlo bien es también el que menos tiempo tiene para explicarlo.
- Cada vez que falta, algo se retrasa o sale distinto, y nadie sabe por qué.
Desde el primer día
- Un proceso queda escrito en lo que se tarda en contarlo, sin sentarse a redactar.
- Cada paso lleva su puesto, así que quien cubre sabe exactamente qué le toca.
- Todo el equipo lo consulta desde el primer día, y a quien sabía se le deja de preguntar.
Qué procesos documentar primero en Vera
Documentar procesos con IA cambia el orden de las cosas: en vez de sentar a alguien delante de un documento en blanco, se parte de una conversación. Porque documentar es de esas tareas que todas las empresas saben que deberían hacer y casi ninguna termina. No por falta de ganas: escribir un procedimiento lleva horas, quien mejor lo conoce es quien menos tiempo tiene y, cuando por fin está listo, ya ha cambiado algo.
Vector le da la vuelta al problema. En lugar de sentarte a redactar, hablas. Grabas una conversación en la que alguien explica cómo se hace una tarea: puede ser una entrevista, una reunión de equipo o la propia persona contándolo sola. La IA transcribe la grabación (con quién dice cada cosa cuando la grabadora separa las voces; en un audio subido lo deduce la IA y lo corrige quien lo sube) y propone un proceso ordenado, paso a paso, con quién hace cada cosa.
Tú revisas, corriges lo que haga falta y lo publicas. Lo que antes era una tarde entera delante de un documento en blanco se convierte en una conversación y un repaso.
El resultado no es un fichero perdido en una carpeta compartida. Es un proceso vivo, asignado a un puesto, con versiones y con un dueño que lo mantiene. Y lo más importante: queda al alcance de quien lo necesita, el día que lo necesita, aunque la persona que lo explicó esté de vacaciones, haya cambiado de puesto o ya no esté en la empresa.
- Documentas hablando, no redactando
- Transcripción con quién dice cada cosa, cuando la grabación lo permite
- Cada paso asignado a un puesto
- Versiones, y cambios marcados para quien ya lo había leído
- La IA propone y tu equipo valida
Empieza a documentar procesos con IA en Vera
- 01
Graba cómo se hace
Una entrevista, una reunión o la persona sola explicando la tarea. No hace falta guion ni preparación.
- 02
La IA propone el borrador
Transcribe (con quién habla, cuando la grabadora separa las voces) y propone los pasos, cada uno con el puesto que lo ejecuta.
- 03
Revisa y asigna responsable
Corriges lo que haga falta, eliges el puesto responsable que mantendrá el proceso al día y decides cuándo pasa a vigente.
- 04
Llega a quien le toca
Cada persona lo ve en «Tu puesto», junto con el resto de lo que se hace en su puesto.
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué significa documentar procesos?
Es poner por escrito cómo se hace cada tarea en tu empresa: qué pasos tiene, en qué orden y quién se encarga de cada uno. Un proceso bien documentado permite que otra persona lo haga igual sin tener que preguntar, y que la empresa no dependa de la memoria de nadie. En Vector ese escrito sale de una conversación grabada, no de redactar desde cero.
¿Por dónde empiezo a documentar los procesos de mi empresa?
Por lo que más duele. Elige dos o tres tareas que solo sabe hacer una persona, o que generan las mismas dudas una y otra vez. Graba a quien las hace explicándolas y revisa el resultado. Cuando tengas esas listas, sigue con los procesos que más se repiten. Un mapa de procesos te ayuda a ver el conjunto y a decidir el orden.
¿Hace falta preparar un guion antes de grabar?
No. Basta con que la persona explique la tarea como se la contaría a alguien que empieza. Si es una entrevista, ayuda preguntar por las excepciones: qué pasa cuando algo falla, qué casos son distintos, qué se revisa antes de dar algo por terminado. La IA se encarga de ordenar lo dicho en pasos, aunque la explicación haya ido y vuelto.
Tu primer proceso, documentado en lo que tardas en contarlo.
En la demo ves, con un caso parecido al tuyo, cómo una explicación grabada se convierte en un proceso que propone la IA y valida tu equipo.
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