¿Hay que mapear toda la empresa antes de automatizar algo?

No, y hacerlo suele acabar en un proyecto que no llega a terminarse. Basta con el proceso candidato, el que le entrega el trabajo y el que lo recibe. Lo que sí conviene tener antes es la lista de qué procesos existen y de quién es cada uno, que es un ejercicio de una tarde y no tiene nada que ver con bajar al detalle.