El manual vivo de tu empresa
Gestión de procesos con IA · RubiáGestiona con IA los procesos de tu empresa en Rubiá
Tu empresa en Rubiá ya tiene su forma de trabajar; lo que suele faltar es tenerla escrita y al día. En Vector alguien la explica en voz alta, la IA propone los pasos con su puesto, sus reglas y sus excepciones, una persona los valida y el equipo consulta después en lenguaje normal, con la página de origen a la vista.
- La IA responde con vuestros procesos, no con generalidades
- De una conversación grabada a un proceso por pasos
- Cada paso con su puesto, sus reglas y sus excepciones
Procesos
El manual de la empresa · 38 procesos
| Proceso | Área | Dueño | Estado |
|---|---|---|---|
| Presupuestar a medida6 pasos · crítico | Comercial | Oficina técnica | vigente |
| Pedidos5 pasos | Compras | Compras | vigente |
| Montaje en casa del cliente8 pasos · crítico | Taller | Jefe de taller | revisar |
| Cierre de caja semanal4 pasos | Administración | Administración | vigente |
| Devolución de material6 pasos | Compras | sin dueño | obsoleto |
El asistente responde con vuestros procesos
¿Puedo enviar este pedido de 4.200 € al proveedor?
Todavía no. Los pedidos de más de 3.000 € los aprueba Laura (Compras) antes de enviarlos. Pedidos · paso 4
- Adjunta el pedido y la comparativa de precios.
- Mándalo a aprobar desde la ficha del pedido.
¿Urgente o fuera de lo normal? Háblalo con Laura.
Proceso: Pedidos · v6Lo mantiene: Responsable de compras
Pregunta cómo se hace algo…↵
También en Slack o desde Claude. Por teléfono, las personas autorizadas.
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
Cómo funciona la IA con los procesos de un negocio de Rubiá
La gestión de procesos con IA promete cosas razonables: preguntar cómo se hace algo y recibir una respuesta, redactar el borrador de un procedimiento, repasar un manual en busca de contradicciones, preparar la automatización de un paso repetitivo. Buena parte de eso es posible hoy. Lo que casi nunca se cuenta es el requisito previo: la inteligencia artificial necesita saber cómo trabaja de verdad tu empresa, con sus reglas, sus excepciones y sus responsables.
Una IA genérica sabe mucho del mundo y nada de ti. Puede explicarte cómo se factura en general, pero no sabe que en tu empresa un pedido por encima de 4.200 € lo aprueba el responsable de compras, ni qué hacéis cuando el proveedor ya ha facturado una devolución. Esa parte no está en internet: está en la cabeza de tu gente y en decisiones que nadie llegó a escribir.
Por eso esta página empieza por el principio. Qué necesita la IA para poder ayudar con vuestros procesos empresariales, cómo se captura ese conocimiento sin parar la empresa y qué se puede hacer después: consultar, mantener al día, mejorar y, cuando toca, automatizar. Vector es la herramienta donde tu equipo deja ese funcionamiento estructurado y conectado con personas, puestos y herramientas, para que el equipo y la IA trabajen sobre la misma versión.
- La IA responde con vuestros procesos, no con generalidades
- De una conversación grabada a un proceso por pasos
- Cada paso con su puesto, sus reglas y sus excepciones
- Versiones, y cambios marcados para quien ya lo leyó
- Respuestas con la fuente citada y con permisos
Empieza por un proceso de tu empresa en Rubiá
- 01
Alguien lo explica en voz alta
Quien hace el trabajo cuenta cómo lo hace, en una entrevista, en una reunión o solo. Sin preparar un documento antes.
- 02
Se transcribe
La grabación pasa a texto con quién dice cada cosa, si la grabadora separa las voces; en un audio subido lo deduce la IA y lo corrige quien lo sube.
- 03
La IA lo estructura
Propone los pasos, el puesto que ejecuta cada uno, las reglas y las excepciones, y marca lo que quedó sin aclarar.
- 04
Una persona lo valida
Quien documenta revisa el borrador, corrige lo que no encaja y decide cuándo pasa a vigente. Hasta entonces es un borrador.
- 05
El proceso queda vivo
Cada cambio sube de versión y quien ya lo había leído lo ve como cambiado. La IA responde con la versión vigente y cita la fuente.
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué aporta la IA a la gestión de procesos?
Cuatro cosas concretas: propone un proceso paso a paso a partir de una conversación grabada, responde dudas sobre cómo se hace algo citando el procedimiento del que saca la respuesta, señala en el manual contradicciones, huecos, duplicados y lo que ha quedado obsoleto, y deja escrito el contexto que necesita cualquier automatización posterior. Lo que no hace es decidir por la empresa: las reglas y las excepciones las fija quien responde del proceso.
¿Se puede usar IA para procesos empresariales sin documentarlos antes?
Se puede, pero el resultado será genérico. Sin el contexto de la empresa, la IA contesta según lo que sabe del mundo y no según cómo trabajáis vosotros. Y en el día a día lo que se pregunta son los casos particulares: quién aprueba un pedido de 4.200 €, qué se hace si el proveedor ya facturó la devolución. Esas respuestas solo existen si alguien las ha explicado antes.
¿La IA se inventa los procesos?
Parte siempre de lo que ha explicado alguien de tu equipo, y hay dos frenos. El primero: la IA propone un borrador a partir de lo que ha explicado una persona real, y alguien lo valida antes de publicarlo. El segundo: al responder cita la página o el proceso de origen, se limita a lo que quien pregunta tiene permiso para ver y avisa cuando no encuentra la información en lugar de improvisarla.
Deja de ser la respuesta a todo.
En la demo te enseñamos Vector con un proceso parecido a los vuestros: cómo se explica en voz alta, cómo queda por puestos y qué respondería la IA a tu equipo sin pasar por ti.
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