¿Por qué no basta con pedir a cada uno que escriba lo que hace?

Porque quien tiene el conocimiento no es consciente de todo lo que sabe, y al escribir resume justo lo importante. Además, escribir cuesta y suele quedarse a medias. Hablar sobre un caso concreto, observar el trabajo y luego ponerlo por escrito saca muchos más detalles con menos esfuerzo para la persona.