¿Necesito tener los procesos documentados para optimizarlos?

Es muy recomendable. Si el proceso no está escrito, no puedes señalar qué paso cambias ni comprobar después que todo el mundo aplica la versión nueva. En Vector puedes documentarlo grabando a quien lo hace mientras lo explica; la IA propone los pasos por puesto, tú los validas y a partir de ahí empieza el ciclo de mejora.